Talk like TED

Data-geladen presentatie? Vier aandachtspunten om ze nóg beter te presenteren

Het najaar is aangebroken; een tijd die normaliter helemaal is volgepland met aandeelhoudersvergaderingen, algemene leden vergaderingen en management rapportage sessies, om te reflecteren en vooruit te kijken naar het volgende jaar. Sessies, die afgetopt worden met ellelange presentaties, vaak vol data. Nu zijn er genoeg verhalen die echt geen slidedeck nodig hebben, maar voor een CFO of medisch onderzoeker is het vaak noodzaak, om zaken toe te lichten. Dit komt vaak vanuit een stukje bewijsdrang, of om een autoriteits argument te maken. Als het gebruik van een presentatie en praten over data nodig is, dan raad ik altijd deze DATA-aandachtspunten aan:

Duidelijk begin

Jaren onderzoek, nachten doorgetrokken en veel bloed zweet en tranen; je weet waarschijnlijk heel goed waar je over gaat praten en waarom je de presentatie geeft. Het publiek vaak niet. Ik zie nog te vaak professionals presenteren, die gelijk van wal steken met hun analyses, in plaats van te starten met het schetsen van de kaders voor het publiek. Want wat wil je dat mensen met deze data gaan doen? Wat is het doel van deze presentatie en de kernboodschap? Wat zijn de belangrijke punten die je wilt, dat het publiek er uit gaat halen?

Bij het presenteren van data, moet het publiek cognitief nóg harder werken, dan bij een reguliere presentatie, omdat het brein nóg meer te analyseren krijgt, dan als er puur tekst of een afbeelding op de slides staat. Kaders die van te voren worden gegeven, kunnen het brein dan al prachtig voorbereiden op wat er komen gaat.

Aandacht trekken

Nog steeds zie ik ze in veelvoud voorbij vliegen; grote tabellen vol met data, waarvan ik pas na een grondige analyse, de inhoud begrijp. Hoe je het ook wendt of keert, je ogen gaan alle data scannen en kijken of er nog andere opvallende zaken zijn, zoals bijzondere tekens. Het laten zien van een slide boordevol data, gaat het publiek eerder in de war brengen en van jouw verhaal afleiden, dan slimmer maken. Zorg er voor dat je heel duidelijk aangeeft waar mensen op moeten focussen, door te werken met contrasterende kleuren en duidelijker arceringen of door simpelweg de cijfers standalone te tonen en niet in een tabel. Het brein is veel meer gemaakt voor vertaling van visuals dan van tekst, dus ik geef zelf ook eerder de voorkeur voor het grafisch tonen van data, door middel van grafieken. Vooral nu we grotendeels weer virtueel presenteren, kunnen we niet gebruik maken van een pointer, dus arceer gelijk de belangrijkste elementen van de grafiek, waar je jouw verhaal op baseert. Toch een tabel gebruiken? Maak de niet-relevante data lichtgrijs of vervaag het.

Test goed door

Als iemand data presenteert, dan zie ik vrijwel altijd, dat hier veel werk aan vooraf gaat om deze data te vergaren en analyseren. Het zou jammer zijn, als dat laatste stapje in het grote proces, dan niet optimaal verloopt. Virtueel is op sommige schermen de 3D diepte niet te zien, net als data in grote tabellen en aangezien 30% van de zakelijke video-bellers dit via de telefoon doet, is het wijs om de presentatie van te voren op verschillende schermen te testen. Je zit zelf in de bekende filterbubbel, dus toets ook met een niet betrokken vriend, die advies kan geven of de grafiek wel de juiste vorm heeft, de axen direct duidelijk zijn en of in 3 seconden duidelijk is wat je wilt bereiken met de slide. Is daar meer tijd voor nodig, dan haken luisteraars al snel af. Door de verschillende bandbreedtes die mensen thuis hebben, werken ook veel effecten niet vloeiend, dus laat deze achterwege.

Aantrekkelijk maken

Ook al kenden ze 2500 jaar geleden nog geen Powerpoint in Griekenland, de Griekse wijsgeleerden Aristotels, Cicero en Plato inspireren mij dagelijks bij het geven van trainingen en maken van presentaties. De bekende Ethos, Pathos en Logos van Aristoteles kunnen ook nog perfect worden ingezet voor de hedendaagse spreekbeurten.

Ik zie vaak dat enthousiastelingen die gaan praten over data, zich vooral focussen op de Logos; het komen met cijfers, feiten en bewijs. Ze vergeten hierin de Ethos; het werken aan een goede en geloofwaardige persoonlijkheid en Pathos; het betrekken van het publiek met emotie, mee te nemen in de voorbereidingen. Vooral dat laatste is ontzettend belangrijk om jouw data-boodschap goed over te brengen, laat een groot onderzoek naar emotie in presentaties met veel data zien. Tijdens trainingen merk ik dat veel data-presentaties worden gegeven door introverte mensen, waarbij het extra belangrijk is om dit goed voor te bereiden, omdat zij volgens onderzoek minder snel emotie tonen.

Hét middel om een presentatie met veel data interessant te maken, blijft het gebruik van een verhaal. Naast dat het spreekangst voorkomt, zorgt het volgens Stanford er ook voor dat jouw boodschap tot wel 22 keer beter wordt onthouden. Maak de data visueel en begrijpelijk, door ze relateerbaar te maken. Wereldwijd 1.2 miljoen corona doden heeft minder snel impact, dan als je verteld dat dit alle inwoners van Amsterdam en Utrecht bij elkaar zijn.

Data, het is niet alleen de olie, maar ook de zuurstof voor veel organisaties. De nieuwste technologien als AI en blockchain, kunnen niet zonder leven en ook in deze crisis tijden merken we hoe belangrijk data is, bij het nemen van beslissingen. De data ook begrijpelijk, behapbaar en levend maken, is een tweede. Hopelijk helpt DATA jou de volgende keer bij het presenteren hier een stapje verder mee!

Post a Comment

PREVIOUS POSTNEXT POST