Te weinig tijd? Hoe bereid je zo efficiënt mogelijk een presentatie voor in zo min mogelijk tijd. 5 tips

Druk, druk, druk. Of kwam de uitnodiging of vraag te laat? Veel professionals bereiden door tijdgebrek een presentatie vaak lastminute voor. Of worden juist lastminute gevraagd. Hoe bereid je zo efficiënt mogelijk een presentatie voor in zo min mogelijk tijd? In deze blog mijn 5 favoriete tips

De werkdruk in Nederland blijft maar stijgen volgens het CBS en de standaard antwoorden die ik steeds van meer mensen hoor zijn ‘druk’, ‘packed’ en ‘rammend vol’. We trappen wat dat betreft steeds meer in de ‘busy trap’, zoals de Washington Post het zo mooi omschreef. Constant te veel hooi op de vork nemen of krijgen, waardoor de scherpte om prioriteiten nog van langetermijnacties te scheiden, steeds meer weg vaagt.

Ik krijg geregeld belletjes van professionals die door de bomen het bos niet meer zien. Wel een belangrijke presentatie moeten geven, maar geen ruimte en rust hebben om hier uitgebreid voor te gaan zitten. Dat merk ik trouwens niet alleen als coach, maar ook als eventorganisator. Veel bedrijven hebben inmiddels een policy wat externe keynotes sterk minimaliseert en meer onvoorbereide panels prefereert, om de werknemers te beschermen.

Maar er zijn ook veel presentaties die gewoon gegeven moeten worden. Waarvoor last-minute nog even een verzoek wordt ingeschoten in de agenda. Of die in een periode wordt gepland, dat de agenda al helemaal is volgekleurd met andere prioriteiten. Hoe kan je hier toch zo strak en efficient mogelijk aan werken, met zo min mogelijk tijd?

1. Schakel gelijk de copiloot in

Het is een no-brainer in mijn optiek, maar ik hoor vaak nog terug van professionals dat ze de vele AI tools die er zijn, niet gebruiken bij het voorbereiden van een presentatie. Eerder schreef ik al over de mogelijkheden van een presentatie laten maken door AI. We zijn inmiddels een half jaar verder en bij een recente, uitgebreide check, was ik weer stomverbaasd over de snelle ontwikkelingen wat betreft de mogelijkheden van AI.

• Waar ik eerder enkel positief was over de resultaten van GPT, merk ik dat Google een mega stap vooruit heeft gedaan. Zo’n grote stap, dat het volgens talloze onderzoeken zelfs qua kwaliteit van de output, ChatGPT voorbij is gestreefd. Vaar dus niet alleen op GPT; Google’s Bard is op veel vlakken in mijn optiek al beter.
• De afgelopen tijd heb ik in een aantal AI-trainingen hier uitgebreid met mensen verschillende insteken van presentaties (een pitch, kwartaalcijfers, persoonlijk verhaal etc) getest. Echt kijken naar prompts, outputs en of je dit ook zo zou durven presenteren. Er was hier niemand, waar de mond niet open viel van verbazing. De kwaliteit van de tekst die er uit komt, is van zo’n goede kwaliteit, dat ik van de meeste mensen hoorde dat zij dit 1-1 zouden durven te delen met hun collega’s / klanten. Sterker nog; dat het voor een betere tekst zorgde dan dat ze zelf zouden voorbereiden. Meer diepgang, meer structuur etc.

Twee belangrijke bouwstenen voor goed gebruik blijven in mijn optiek prompt en conversatie. Ik heb makkelijk een prompt van een half a4tje qua lengte; hoe specifieker de vraag, hoe significant beter de output. Daarnaast ga ik er nooit vanuit dat ik gelijk in de ‘first shot’ een kant en klaar verhaal krijg, maar dit echt in stappen moet doen. Op basis van de juiste vragen aan de AI het geheel verder uitwerk. Zoals bijvoorbeeld:

• Op basis van deze tekst; welke 5 vragen zou het publiek hebben? Kan je de antwoorden op die vragen ook gelijk al in de geupdate tekst mee nemen?
• Mijn doel van dit verhaal is om mensen te overtuigen om XXX. Kan je aan het einde van het verhaal dit duidelijk laten terugkomen in een prikkelende vraag die het publiek kan aanzetten tot actie?
  
  

• Slim met sjablonen

Waarom alles zelf ‘from scratch’ voorbereiden, als je ook een simpel sjabloon kan gebruiken, invullen en vertellen? Ik heb er inmiddels 42 en wordt elke maand wel weer geïnspireerd door een nieuwe die via een nieuwsbrief of Linkedin voorbij komt.

Het SCQA Framework (Situation, Complication, Question, en Answer), is een heel krachtig hulpmiddel voor het structurerien van een presentatie en wordt veel gebruikt door consultants. In dit Framework begin je met de ‘Situation’ (Situatie), waarin je de context of achtergrond beschrijft. Dit helpt het publiek het onderwerp te begrijpen binnen de juiste context. Vervolgens introduceer je de ‘Complication’ (Complicatie), de uitdaging of het probleem dat de huidige situatie verstoort. Dit creëert een spanningsboog en trekt de aandacht van het publiek. Daarna stel je een ‘Question’ (Vraag), die voortvloeit uit de complicatie. Deze vraag moet de kern zijn van waar het publiek antwoord op wil hebben. Tot slot bied je een ‘Answer’ (Antwoord), jouw oplossing of aanbeveling om de uitdaging of het probleem aan te pakken.

De SWOT-analyse ken je misschien nog van een opleiding; het is een van de meest gebruikte om de Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (Sterktes, Zwaktes, Kansen en Bedreigingen) van een project, organisatie, product of persoon in kaart te brengen. Het kan in mijn optiek ook prima dienen als een template voor het maken van een presentatie.

Het AIDA model is een bekende template, wat de verschillende stappen beschrijft in een
aankoopproces of bij het overtuigd raken van een boodschap. AIDA staat voor Aandacht (Attention), Interesse (Interest), Verlangen (Desire) en Actie (Action). Het model wordt vaak gebruikt om reclamecampagnes en sales strategien uit te werken, maar kan wat mij betreft ook prima dienen als een structuur voor een presentatie.

• Begin met het krijgen van Aandacht (Attention) van jouw publiek. Door te beginnen met een gave visual, een goed verhaal of vraag.
• Nadat je de aandacht hebt getrokken, moet je de Interesse (Interest) van je publiek wekken. Probeer dit te doen, door de waarde of het belang van je product of idee echt goed te benadrukken. In een wereld waar de aandachtspanne van een gemiddelde mens 8 seconden is, is het belangrijk om hier alle content die je deelt, relevant en beknopt te houden, zodat je publiek betrokken blijft.
• In de volgende stap, ga je het Verlangen (Desire)naar het product, de dienst of jouw idee nog meer te versterken. Dit gaat verder dan alleen interesse; je wilt dat je publiek echt het idee krijgt dat ze dit nodig hebben of dat hun leven erdoor verbeterd zou worden, door dit te krijgen/hebben. Speel hier op in, door de voordelen te benadrukken en ook aan te geven wat de urgentie is van het geen je wilt ‘verkopen’.
• In de laatste stap ga je aanzetten tot Actie (Action. Dit kan zijn het kopen van een product, het uitvoeren van een actie, het starten van iets nieuws etc. het belangrijkste hier (iets wat ik vaak sprekers nog zie vergeten): geef duidelijk aan hoe mensen deze actie kunnen gaan uitvoeren.

• Live & later

Als ik om mij heen kijk, dan lijkt het wel alsof iedereen in de ‘busy trap’ is gevallen. Ik zie veel mensen multitasken, ik hoor van steeds meer mensen terug dat ze constant achter de feiten aanlopen en de agenda niet meer gepland krijgen.

Houd dat ook in het achterhoofd, als je een presentatie gaat geven. Ik mag inmiddels een paar keer per week op het podium staan en neem enkel de tijd die ik echt nodig heb. Soms krijg ik een half uur en ben ik na vijf minuten al klaar. Ik geloof er echt in, dat een kort en krachtige presentatie die op een slimme manier wordt gegeven, zijn doel veel beter bereikt dan een onvoorbereide presentatie zonder enige non-verbale communicatie uitingen die zo stroperig duurt, dat je iedereen spontaan ziet ‘dying by powerpoint’. 

“If I’d had more time, I would have written a shorter letter.”
Blaise Pascal, mathematician and philosopher 

Uiteraard kan je in een langere presentatie dieper ingaan op de details, maar het is vaak moeilijker voor je publiek om de volledige duur gefocust te blijven. Daarom zijn de TED talks ook maximaal 18 minuten, omdat de wetenschap laat zien dat het publiek daarna de aandacht verliest. Zo werkt het menselijk brein nu eenmaal. Ik hanteer hier zelf twee simpele gedachten:

• Zou je zelf naar jouw presentatie gaan luisteren?
• Past elke slide binnen de “Goldfish Attention Span Rule”? Houd elke binnen de aandachtsspanne van een goudvis (8-9 seconden).Dit dwingt je echt om alleen de meest essentiële informatie te presenteren.

Het belangrijkste: wat moet je écht live vertellen en wat kan je ook prima van te voren of nadien sturen in een document, wat dan kan worden gelezen op eigen gelegenheid. Ik heb zo met klanten letterlijk een presentatie teruggebracht van een uur naar vijf minuten en 80% van de content als PDF van te voren laten sturen. Mensen die het onderwerp aanging en interesse hadden, lazen dit en konden hierop vragen stellen. Het voorkomt dat je weer een uur lang hele slides vol met bulletpoints letterlijk aan het voorlezen bent, en de kwaliteit van de live/fysieke meeting significant omhoog gaat. Maar nog belangrijker; het positieve effect dat mensen weer tijd ‘gewonnen’ hadden, gaf de sessie een nóg betere sfeer.

• Je hoeft het niet alleen te doen

Wanneer je een last-minute presentatie voorbereidt, zorg er dan voor dat je het publiek er ook zoveel mogelijk bij te betrekt. Je publiek zit ook vol goede ideeën en kennis, dus maak hier gebruik van. Zorg voor een doorlopende interactie, in plaats van een monoloog. laat het publiek het werk voor je doen. hoe kijken zij tegen het onderwerp aan, waar het over gaat? Welke tegenwerpingen hebben zij hierover? Eigen oplossingen? Wat is hun bijdrage in een mogelijke oplossing? ik heb al genoeg goede dialogen gezien, waar de presentator slechts een korte kickstart gaf en daarna vooral een doorlopende dialoog met het publiek had. Een kwestie van een aantal belangrijke feiten, cijfers en vragen voorbereiden.

5) Oefenen blijft de key

Ook al heb je geen tijd, ook al is de presentatie morgen: blijf minimaal 1-2 oefen momenten inplannen. De tekst die je wilt zeggen, volledig uitspreken. Elke oefening telt in mijn optiek. Om te kijken naar de timing, naar gekke woorden, of content mist of er juist uit moet. Maar vooral: om zelfvertrouwen te krijgen. Daarnaast kan je alvast nadenken over mogelijke vragen vanuit het publiek, waar je antwoorden alvast kan voorbereiden. Echt helemaal geen tijd omdat je over een uur al op moet? Zorg er dan voor dat je je volledig richt op de start van jouw verhaal; de eerste paar zinnen / minuten. Leer die uit je hoofd. Die ‘first impression’ blijft gewoon heel belangrijk voor zowel het publiek, als voor jezelf. Het publiek blijft doorluisteren en het geeft jezelf meestal een positieve kick, die de rest van het verhaal ook zeker ten goede komt.

Blijft vertrouwen hebben in jouw eigen capaciteiten rondom presenteren. Als je op het laatste moment wordt gevraagd om een presentatie te geven, dat betekent dit dat mensen vertrouwen hebben in je kennis en expertise. Ze vertrouwen erop dat je dit gaaf cheffen, ook binnen een korte tijdspanne. Geloof dus in jezelf en het harde werk dat je hiervoor hebt gedaan!

Je publiek kent het verloop van uw presentatie niet. Als je een punt vergeet en je het later herinnert, zeg dan eenvoudig: ‘Er is nog een punt dat ik graag wil toevoegen’.
Maar het belangrijkste: ontspan. Angst is een belangrijke factor die ertoe bijdraagt dat je je gedachten en ideeën kwijtraakt. Haal een paar keer diep adem, neem een glas water mee naar de ruimte waar je mag presenteren, vergeet niet te glimlachen en geloof in jezelf! En zorg er voor dat je de uitnodiging de volgende keer op tijd krijgt, of gewoon meer tijd inplant om de volgende presentatie beter voor te bereiden 😉