Hoe betrek je het publiek beter bij jouw event?
Het is de frustratie van veel organisatoren. Heb je het hele jaar keihard gewerkt om een bijzonder programma op te zetten, kijk je de zaal in en zit iedereen op zijn telefoon te staren. Is het programma toch niet interessant genoeg, of gooit iedereen juist lovende woorden over de sprekers online? Hoe dan ook, het wordt een steeds grotere opgave om je publiek te blijven betrekken, want je gaat de strijd aan met alle email notificaties, Facebook likes en vergeet Wordfeud niet. Gelukkig zijn er heel veel mogelijkheden om de aandacht te krijgen én te houden. In deze blog, mijn top vijf oplossingen die wij succesvol hebben toegepast op verschillende TEDx events.
- Stimuleer daten!
Als organisator probeer je een zo bijzonder mogelijk programma neer te zetten, terwijl veel bezoekers met name ook komen om te netwerken. Ze willen nieuwe mensen leren kennen uit ‘de industrie’ of zoeken naar onverwachte kruisbestuivingen. De meeste mensen zijn vaak een beetje huiverig om zomaar op een wildvreemde af te stappen, maar gelukkig zijn er tegenwoordig veel mooie oplossingen die jou helpen een ‘event Tinder’ op te zetten. Een simpel overzicht met alle deelnemers volstaat niet meer, maar er zijn goede apps die bezoekers keywords rondom vraag & aanbod laten invullen en op die manier zorgen voor een automatische matchmaking. Ik heb met veel plezier gebruik gemaakt van bijvoorbeeld Conversation Starter, welke door collegas van TEDx werd ontwikkeld.
- Techniek
Er zijn verschrikkelijk veel gave, technische oplossingen om bezoekers meer te betrekken bij een event. Een combinatie van Bluetooth & iBeacons of NFC/RIFD chips zie je steeds vaker, zo ook op de grote Global TED events. Door het toevoegen van een kleine chip (Beacon) aan de badge, kunnen allerlei persoonlijke push notificaties worden doorgegeven over bijvoorbeeld het programma en de huidige locatie. Het verrijken van een event met een virtual of augmented reality zorgt niet alleen voor het toevoegen van additionele lagen aan content, het vergaart ook op verschillende manieren interessante data. Data die later kan worden ingezet om te kijken of het event in de ogen van de bezoeker ook echt een succes was en wat er voor komende editie allemaal kan worden verbeterd. Een NPS survey wordt hiervoor ook wereldwijd succesvol toegepast op alle TEDx events.
- Speel een spelletje
Niks leuker dan het spelen van een spelletje met je bezoeker! Een zogenoemde scavengerhunt wordt hiervoor vaak ingezet; bezoekers maken foto’s van bepaalde punten en taggen deze foto met de event hashtag. De uitwerking van dit spel op verschillende events die dit hebben opgezet en hier prijzen voor weggaven, was waanzinnig op verschillende vlakken. Niet alleen werd de betrokkenheid van de bezoeker stukken hoger en was de algemene teneur beter, maar ook (en met name) steeg de exposure in een aantal gevallen met wel 300%.
Lees ook: 4 dingen die je nu direct uit je presentatie moet halen
- Stimuleer communiceren
Voor veel evenementen stopt het communiceren vlak voor het event en begint het weer na het event met een ‘leuk dat je er was’. Eeuwig zonde, aangezien verschillende communicatiemethoden op evenementen tot een bewezen sterkere betrokkenheid van de bezoekers hebben geleid. Ik heb de meest hilarische ‘selfie boots’ voorbij zien komen, waar mensen graag mee op de foto gaan om de ‘FOMO’ te voorkomen, gekoppeld aan een InstagramPrinter die de foto direct uitprint als herinnering. Ook het opzetten van een ‘social wall’, een digitaal scherm met live alle posts op de sociale media en updates over het programma, wordt altijd goed gewaardeerd.
Mijn tip: nodig social media influencers uit om de discussie nog meer te stimuleren en bepaalde onderdelen en/of sprekers nog meer onder de aandacht te brengen. Zorg wel voor een goede ‘webcare’ tijdens het event. Steeds meer bezoekers geven feedback, die direct via de sociale kanalen opgepakt zou moeten worden.
- Intiem = subliem!
Een tijdje geleden was ik op een event totaal verdwaald in een massaal hallen complex. De ergernis nam met de minuut toe en dat zorgde ervoor dat ik mijn aandacht voor het event helemaal kwijtraakte. Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat bezoekers zich veel beter betrokken voelen bij een event, als ze de mogelijkheid hebben om feedback te delen met andere deelnemers. Iets wat met het toenemen van de grootte van de ruimte steeds sterker afneemt. Kortom: hoe intiemer, hoe beter! En dat is makkelijker te realiseren dan je misschien denkt. Zo kunnen grotere ruimtes met tussenwanden worden opgeknipt in gedeelten voor bijvoorbeeld catering of loungeplek. Indien daar geen ruimte voor beschikbaar is, is het laten rondlopen van sprekers in het publiek een grote aanrader.
