5 quick fixes voor je volgende presentatie

Tijdens mijn studie vond ik het altijd heerlijk om te presenteren. Vooral omdat je dan alle tekst uit een boek op de slides kon zetten, het letterlijk kon voorlezen en daardoor weinig hoefde voor te bereiden. Als ik vandaag de dag in bepaalde managementmeetings zit of sprekers voor het eerst coach, dan zie ik deze gewoonte nog te vaak voorbij komen. David Ogilvy (“The Father of Advertising”) omschreef dit erg mooi; “most people use PowerPoint like a drunk uses a lamppost – for support rather than for illumination.”

Volgens Microsoft, worden er gemiddeld per dag 35 miljoen Powerpoint presentaties gegeven van gemiddeld 20 minuten, die ervoor zorgen dat $250 miljoen dagelijks wordt verspild vanwege de slechte kwaliteit er van. Volgens The Guardian maken presentaties ons dom en onverantwoordelijk, Harvard Business Review kwam er achter dat ze daarnaast kritische vragen voorkomen en Wired omschreef Powerpoint zelfs als ‘evil’.  Uiteraard, niet elke presentatie is het waard om voor te bereiden als een ‘TED talk’, toch zijn er een aantal ‘quick fixes’ die je kan gebruiken, om het geheel toch een stuk aantrekkelijker te maken voor je publiek. Mijn top 5 die ik vaak sprekers mee geef tijdens trainingen:

Story first, slides last

Veel mensen beginnen met het maken van slides en starten daarna pas hun verhaal te schrijven. De bekende presentatie expert Nancy Duarte deed onderzoek naar vele duizenden presentaties en concludeerde dat een succesvolle presentatie, nooit is gemaakt door niet eerst te beginnen met het uitwerken van het verhaal zelf. Net als veel TED talks, gebruikt ze hiervoor de oeroude, maar nog steeds zeer relevante, ‘Three-act structure’ van Aristoteles om het verhaal op te bouwen en te structureren. Pas als je weet wat je wilt zeggen en ook echt het idee hebt dat je met jouw verhaal niet de tijd verdoet van je publiek, kan je (eventueel) beginnen met het maken van slides. 

Death by Powerpoint slides

Op een gemiddelde slide staan volgens onderzoek 40 woorden en worden daardoor eerder een afleidend document, dan een ondersteunend gereedschap. Een goede presentatie kan geen slecht verhaal maskeren, een slechte presentatie kan een slecht verhaal wel erger maken. Bij TEDx was dan ook altijd een van de eerste vragen aan sprekers, of ze wel echt slids nodig hadden. Global TED Curator gaf ook al in zijn invloedrijke artikel ‘How to give a killer presentation’ aan, dat vrijwel alle goede TED-sprekers geen slides gebruiken en dat de meeste verhalen ze ook helemaal niet nodig hebben. De oud Generaal van het Amerikaanse leger McMaster’s omschreef dit al mooi: “some problems are not bullet-izable”.

Vaak hoor ik van executives tijdens trainingen, dat slides simpelweg ‘moeten’. Ik adviseer dan altijd de ’10-20-30’ regel van Guy Kawasaki; maximaal 10 slides die niet langer duren dan 20 minuten en een lettertype hebben wat niet kleiner is dan 30px.

Image over text

Zoals ik al in een eerdere blog schreef, worden verhalen het beste verteld met beelden en niet met bullet points. Naast dat onderzoek heeft uitgewezen dat een beeld na 3 dagen nog 65% is bijgebleven en tekst 10%, is het wetenschappelijk ook al bewezen dat een mens onmogelijk naar je verhaal kan luisteren en tegelijkertijd tekst op slides kan verwerken.

Zoals we bij TEDx dan ook altijd adviseren; als je écht slides wilt gebruiken, gebruik dan enkel beelden. Helaas gaan ook hier nog veel mensen mee de mist in, door irrelevante, afleidende en met copyright beschermde beelden te gebruiken. Er bestaan verschillende goede sites, zoals Pexels en Unsplash, waar je gratis hoge resolutie foto’s kan downloaden.  Vergeet je de foto’s ook niet even mooi uit te trekken, zodat er geen witte randen omheen komen?

Tips for text

Alle onderzoek daar gelaten, er zijn nog steeds genoeg mensen die persé tekst willen gebruiken op hun slides. Marketing guru Seth Godin adviseert in zijn invloedrijke artikel ‘Really Bad Powerpoint’ maximaal 6 woorden te gebruiken en Nancy Duarte beveelt de ‘Glance test’ aan; kijk simpelweg of je het geen wat er op de slide staat, in 3 seconden begrijpt. Zelf raad ik daarnaast altijd aan om 1 zakelijk lettertype te gebruiken in 1 kleur en niet in Caps lock. Check ook even of de tekst groot genoeg is, zodat ook mensen achterin de zaal het kunnen lezen. Helaas hoor je nog te vaak mensen roepen dat de tekst of grafiek onleesbaar is, wat uiteraard een echter dooddoener is als je net aan het presenteren bent.

Fancy visual

De meeste overgangseffecten tussen slides zijn echt tenenkrommend. Net als (geluids)effecten die worden gebruikt om elementen op slides binnen te ‘vliegen’, zorgen ze echt voor een grote afbraak aan de professionaliteit van je slides. Eruit laten dus!

Het publiek verassen? Gebruik dan een ingebouwde gratis template van Powerpoint of download er een op een van de vele gratis websites.  Geen zin om een template te gebruiken en het voor de luisteraars toch een stuk fijner voor de ogen te maken? Gebruik dan witte tekst en een zwarte achtergrond.

Even lachen over de meest hilarisch slechte presentaties? Kijk dan de TED talk over ‘death by Powerpoint’ of het archief van het Amerikaanse leger.