Talk like TED

7 tips voor sterkere Powerpoint slides

Als er vandaag de dag een presentatie wordt gegeven, dan wordt dit vaak standaard gedaan met Powerpoint. Het lijkt wel alsof we zijn vergeten hoe we zonder deze software een presentatie kunnen geven. De meeste mensen gebruiken PowerPoint volgens de bekende marketeer David Oglivy dan ook, zoals een dronken persoon een lantaarnpaal gebruikt; voor ondersteuning in plaats van voor verlichting. Slides die zo vol staan, dat ze van het vertelde verhaal afleiden, totaal niet in lijn zijn met jouw verhaal of onleesbaar zijn door een te klein lettertype. Hoe zorg je er voor, dat jouw slidedeck verast? In deze blog mijn 7 aandachtspunten

1)   Why wil ik slides er bij?

Veel sprekers starten standaard met het maken van slides, zonder dat ze überhaupt hun verhaal en de structuur scherp hebben. Volgens onderzoek van The Guardian zorgt dit er echt voor, dat alle creativiteit bij het samenstellen van het verhaal zelf, wegvalt. Slides zouden echt de ervaring van het publiek sterk moeten verbeteren, niet een digitaal notitieblok voor de presentator zijn wat wordt voorgelezen. Zorg eerst dat je het verhaal zelf helemaal af hebt en bedenk dan aan het einde, of je eigenlijk wel slides nodig hebt om het verhaal verder te versterken. In driekwart van de gevallen dat ik dit met sprekers bekijk, zijn slides helemaal niet nodig, is het verhaal zelf al sterk genoeg en gaan slides alleen maar afleiden. Zonde van de tijd die je dan alsnog zou moeten steken in het maken van een slidedeck.

“I hate the way people use slide presentations instead of thinking. People confront problems by creating presentations. I want them to engage, to hash things out at the table, rather than show a bunch of slides. People who know what they’re talking about don’t need PowerPoint.” – Steve Jobs

2)   Steunen en niet stelen

De meest gemaakte fout bij het gebruiken van Powerpoint, is in mijn optiek het volproppen van de slides. Niet één, maar vijf verschillende boodschappen, die het publiek dan maar zelf mag ontcijferen. Je wilt dat je publiek de boodschap die je wilt maken met de slide, gelijk begrijpt. Als je meerdere punten wilt maken in jouw presentatie, verspreid ze dan over meerdere slides. Om het nog behapbaarder te maken, is het vaak ook de moeite om één punt over meerdere slides te verdelen. Je kan proberen om alles wat je wilt vertellen in één slide te proppen, maar dan gaat de slide de aandacht van het publiek juist stelen en niet jouw verhaal steunen. Talloze onderzoeken laten zien, dat het publiek dan een slide gaat lezen, analyseren en verwerken en niet meer kan luisteren naar jouw verhaal. Extra slides toevoegen is gratis, dus bespaar er niet op

Post-its zijn hier heel fijn in om te gebruiken, alvorens je slides gaat maken. Schrijf alle ingrediënten uit die je wilt verwerken in de presentatie op de verschillende post-its en kijk eerst naar de volgorde of die logisch is. Kill your darlings; probeer echt te focussen op jouw kernboodschap en niet 40 andere onderwerpen en sub-boodschappen. TED Talks zijn maximaal 18 minuten lang, omdat dit volgens neurowetenschappers de maximale lengte is dat het brein gefocust kan luisteren en het verhaal kan verwerken. Bedenk dus goed, wat je live moet vertellen en wat je ook van te voren of nadien kan nasturen als PDF-bestand.

Over het perfecte aantal slides is geen wetenschap; ik heb briljante presentaties van een half uur gezien met één slide en indrukwekkende pitches van vijf minuten met 20 slides. Kijk na een eerste ronde slides maken gewoon goed, of elke slide echt nodig is en in lijn is met het geen je wilt vertellen. Zelf vraag ik altijd iemand in mijn omgeving om feedback, door Loom te gebruiken. Hiermee kan je heel makkelijk een presentatie inspreken en versturen als online video naar een collega, vriend of familielid.

3)   Relaxt met de tekst

Probeer de Powerpoint niet als teleprompter te gebruiken, door tekst er op te plakken en voor te lezen. Het komt onvoorbereid voor en ook hier, zorgt het ervoor dat de aandacht van het publiek verschuift van het door jou vertelde verhaal naar de slides. Volgens onderzoeken is het simpelweg voorlezen van tekst op slides door een spreker voor het publiek ook een indicatie dat de spreker zich niet (goed) heeft voorbereid.

“Make slides that reinforce your words, not repeat them” – Seth Godin

Ook verdient het zeker de aandacht, om te kijken naar het lettertype, mocht je tekst op slides gebruiken. Zelf ben ik niet zo’n fan van serif lettertypes, zoals Times New Roman, maar gebruik ik altijd de sans-serif lettertypes, zoals Helvetica of Tahoma. Deze hebben veel minder details, zijn vaak dikker en daardoor beter en fijner leesbaar. Gebruik een standaard lettertype, om te voorkomen dat een onbekend lettertype op een andere computer wordt vervormd naar Times New Roman en ineens buiten de slides gaat. Houd het bij één lettertype, om het publiek niet te verwarren.

Test jouw presentatie van te voren, om te kijken of ook de mensen die achteraan in een ruimte zitten, de tekst kunnen lezen. Ik verbaas mij erover, hoe vaak ik sprekers tijdens een presentatie dit nog hoor vragen; ‘kunnen jullie dit lezen?’. Dan ben je dus te laat, laat staan dat het knullig en onvoorbereid over komt.

Voor virtuele presentaties moet het lettertype minimaal 36px groot zijn, anders is het niet te lezen binnen Zoom of Teams op een regulier laptopscherm. Fysieke presentaties raad ik altijd minimaal 30px aan.

4)   Prikkelende platen

Als ik al een slidedeck maak, dan is dat eigenlijk nooit met tekst, maar altijd met afbeeldingen. We zijn als mens nu eenmaal ingesteld op een visuele wereld en voor de meeste acties die we uitvoeren op een dag, daarvan afhankelijk. Van eten tot daten, van reizen tot vermaakt worden. Ons brein is dus ook veel beter ingesteld op het verwerken van beelden dan tekst. Volgens MIT verwerkt je brein in 13 miliseconden een beeld en dat gaat volgens post-it maker 3M 60.000 keer sneller dan de verwerking van tekst.

Nu zie ik steeds vaker mensen afbeeldingen gebruiken in hun presentaties, maar vaak nog heel cliché. Voor teamwerk bijvoorbeeld een Amerikaanse stockphoto waar iedereen in pak met een prodent-smile aan tafel zit en voor innovatie de welbekende gloeilamp.

Het draait hier in mijn optiek om emotie. Als je een beeld laat zien, dan wil je dat dit jouw boodschap versterkt, verduidelijkt en beter laat onthouden door het publiek. Verschillende onderzoeken laten zien, dat als je een beeld gebruikt wat een emotionele reactie oproept, dit vele malen beter wordt onthouden door het publiek, dan een standaard afbeelding. De gebruikte afbeelding kan een metafoor zijn of iets meer letterlijks, maar het moet duidelijk zijn waarom het publiek ernaar kijkt en waarom het overeenkomt met wat je zegt. Zoek hiervoor echt naar afbeeldingen die niet alleen sterk spreken over het concept, maar ook voor het publiek makkelijk in lijn te brengen met jouw verhaal.

Als ik een slidedeck in elkaar zet, dan kijk ik eerst altijd naar foto’s die ik zelf heb gemaakt.  Die zijn uniek en laten daarnaast ook perfect zien wat ik wil zeggen. Heb ik die niet voor handen, dan kijk ik altijd op gratis photostock websites als Pexels, Pixabay of Unsplash.

Kijk ook even goed van te voren, op wat voor beeldscherm je de presentatie geeft. Je wilt voorkomen, dat je op ‘squarescreen’ (4:4, 1024×768 pixels) een presentatie maakt, die op ‘widescreen’ (16:9, 1920×1080 pixels) wordt afgespeeld, waardoor er boven en onderaan de slides zwarte balken komen.

5)   De kracht van kleur

Ook met het goed gebruik van kleuren, kan je emoties oproepen. Uiteraard, in lijn met het verhaal wat je wilt vertellen, de toon van het verhaal en niet gelijk de hele regenboog als palet. Waarschuwend, inspirerend of juist informatief; op basis van de toon die ik wil zetten, gebruik ik Coolors om een goed kleurenpalet te maken.

Met de kleuren, ga ik altijd kijken naar contrasten. Talloze onderzoeken laten zien dat het gebruik van contrastkleuren, verschillende positieve effecten heeft op het publiek, door de effecten in het brein. Het zorgt er voor dat het publiek niet alleen een verhaal beter begrijpt, maar ook meer emotionele reacties oproept.

Probeer het publiek ook eens rust te geven. Door bijvoorbeeld witte slides met zwarte tekst om te draaien in zwarte slides met witte tekst, wat heel fijn is voor de ogen. Maar ook door visuele pauzes in te lassen; zwarte slides met niks er op. Je hoeft niet altijd een slide achter je te hebben, als je een verhaal verteld. Het geeft het publiek rust, omdat ze enkel op jou hoeven te focussen en kunnen daardoor jouw verhaal nog beter consumeren.

6)   Maskeren kan je leren

Het is zo fijn dat je vanuit Word een tabel of grafiek 1-1 kan copy-pasten in Powerpoint. Te grote tabellen en grafieken, zorgen er echter voor dat de gegevens voor het publiek onleesbaar zijn, voorin of achter in de zaal. Laat staan, dat ze in één oogopslag begrijpen wat je wilt vertellen. Je verplicht hiermee het publiek om eerst alles helemaal te lezen, analyseren en er een mening over te vormen. Weg aandacht van jouw verhaal.

Als je een tabel of grafiek gebruikt, vraag je eerst goed af, wat je precies wilt dat het publiek er mee gaat doen. Hoe dit in jouw verhaal past en waarom het belangrijk is om te laten zien.

Vaak zie je dat er maar één onderdeel interessant is voor het publiek. Arceer de interessante data met een rood kader en maskeer de rest van de data, door het in een lichtere kleur te zetten of te vervagen.

7)   Beweging

Vroeger op de middelbare school vond ik het geweldig; die animaties tussen slides. Als professional is het in mijn optiek echt ‘not done’, tenzij je er een hele goede reden voor hebt. Zelf gebruik ik wel vaak korte videofragmenten in mijn slides. Nee, geen Youtube-link plakken op de slide en die dan tijdens het presenteren openen, wachten totdat hij geladen is en dan naar het juiste moment scrollen. Maar de video downloaden en op de slide plakken. Het komt mij nog te vaak voor, dat er op de locatie waar ik moet spreken, geen beschikbare wifi is en direct van de slides afspelen, voorkomt veel stress om niet werkende zaken en wegvallende aandacht van het publiek, op het moment suprême.

De best bekeken TED talks blijven de verhalen zonder een slidedeck, recht uit het hart. Als professional kom je er echter vaak niet meer aan, om een slidedeck te gebruiken voor het visualiseren van bepaalde zaken. Blijf altijd scherp kijken naar jouw gebruik van slides en het slidedeck zelf, want zoals het hoofd onderzoek van Google het zo mooi omschrijft “PowerPoint doesn’t kill meetings. People kill meetings. But using PowerPoint is like having a loaded AK-47 on the table: You can do very bad things with it.